勤怠管理システムが自社の運用に合わない。手作業から脱却する最適な方法とは？
2025/6/18
はじめに：その勤怠システム、本当に現場にフィットしていますか？
「また修正依頼？ もう今月10件目だよ…」
勤怠管理システムを導入しているのに、なぜこんなにも手作業が残ってしまうのか。多くの勤怠担当者が感じているその“違和感”には、明確な理由があります。
本来、勤怠システムは「手作業を減らし、管理業務を効率化する」ためにあるはずです。
しかし、実際には“システムが現場にフィットしていない”ことで、運用のあちこちに手作業が発生しています。
問題：勤怠管理に潜む、担当者を苦しめる10の“手作業”
以下は、多くの企業で実際に起きている「勤怠担当者が直面する問題」です。
- 会社固有の休暇申請や残業申請は紙の運用が残っている。
- 打刻ミスの修正はすべて管理者対応。毎月末に大量の修正依頼が集中し、確認作業が膨大に。
- 勤務時間の修正が集計にリアルタイム反映されず、残業時間の確認・調整が複雑化。
- フレックスタイムや不規則勤務の制度がシステム上で表現できず、Excelによる手補正が常態化。
- PCを立ち上げないと打刻できないため、打刻忘れや遅刻扱いが頻発し、対応が発生。
- 工数や作業分類が勤怠に紐づけられず、CSV出力→再加工→集計の3段階処理が必要に。
- 部署や雇用形態ごとに異なる就業ルールに対応できず、例外処理がすべて手作業に
- 承認フローが固定化されており、組織変更や人事異動のたびにフローの補足を紙で行っている。
- 軽微な修正や備考入力にも承認が必要で、申請と承認が滞留しやすい。
- 申請・承認画面が分かれていて操作が煩雑。締め処理前のチェック作業に毎回時間がかかる。
これらの問題は、“仕方がないから手でやる”という状態を生み出し、
本来自動化されるべき業務が担当者のストレスと残業の原因になっています。
勤怠管理システム
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解決策：現場の実態に寄り添えるシステムを選ぶという視点
重要なのは、「どの機能があるか」ではなく「その機能が、現場でどう使えるか」です。
多くの大手勤怠システムは、あらかじめ設計された運用パターンに企業が合わせる前提で作られています。
そのため、少しでも標準から外れる働き方や、独自の就業規則がある場合、
たちまち「システムに載せられない」という事態になりがちです。
こうした背景から、現場はシステムの“穴”を埋めるためにExcelや紙による手作業を続けています。
つまり、解決のカギは、「運用に合わせて柔軟に設定できるシステム」を選ぶことです。
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RocoTimeなら：運用に合わせて“柔軟に仕組みをつくれる”
RocoTimeは、こうした“現場の複雑さ”に真正面から向き合った設計になっています。
- 500以上のパラメータ設定で、就業ルールの違いや部署ごとの運用に柔軟対応
- 複数の勤務体系や休憩時間、例外シフトにも対応可能な設定ロジック
- 工数別・作業別の入力を勤怠の入力画面に搭載可能。プロジェクトごとの工数集計も一元化
- 申請・承認フローを打刻修正、勤務申請、休暇申請ごとに設定可能。代理承認や多段承認にも対応
- 修正依頼・打刻ミスもアラート表示とステータス管理で可視化し、確認工数を削減
- リアルタイム集計機能で、締め処理前の手作業確認からの脱却
つまり、「こうしたい」と現場から求められたことに対して、「できます」と応えられるシステムです。
Before / After：RocoTime導入後の変化
Before（よくある勤怠管理システム）
- 打刻修正や勤務調整の依頼がバラバラに発生し、確認作業が負担に
- 勤怠＋工数データの突合・集計に数日かかっていた
- 締め日前は管理者の残業が常態化
After（RocoTime導入）
- アラートと承認状況の可視化で、修正依頼もスムーズに処理
- 勤怠と工数の連動で、CSV再加工の必要がゼロに
- フローの一元管理で、締め処理が半日で完了
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まとめ：手作業を減らすことは、担当者の働き方を変えること
勤怠管理システム RocoTime（ロコタイム）が解決します
業界・業種、社員数の規模を問わず、 日本の商慣習を網羅した 高機能な勤怠管理システムです。
勤怠管理システムの導入をお考えの企業様は、ぜひご相談ください。
