勤怠システムとは、従業員の出退勤や労働時間、残業、休暇、シフトなどを正確に記録・管理するための仕組み、またはサービスのことです。紙のタイムカードやExcelで行ってきた作業を単に置き換えるだけではなく、労務リスクの軽減や業務の標準化を実現するための基盤として活用されるケースが増えています。

近年、勤怠管理が重要視されているのは、労働時間の見える化だけではありません。組織が目指す働き方に合わせて制度を整え、その制度が正しく運用されているかを確認するためにも、勤怠システムが欠かせない存在になりつつあります。

従来の管理では、人事労務担当者の知識や経験に依存する部分が大きく、属人化や作業負担が問題になっていました。勤怠システムの導入目的は、その状況から脱却し、組織として一貫した労務管理を行う点にあります。

労働時間のリアルタイム把握

過重労働の兆候を早期に捉え、現場の負担を適切にコントロールできます。

法令遵守・コンプライアンスの実現

36協定や残業上限規制に合わせた運用を精度高く行うために重要です。

給与計算の効率化と精度向上

勤怠データが整備されることで、締め日の二重チェックや手計算の負担を減らせます。

不正打刻防止によるリスク低減

本人認証やデバイス管理により、アナログ管理では防ぎきれないリスクを抑制できます。

複雑な勤務制度・シフトへの対応

変形労働時間制や短時間勤務など、多様な制度を統一的に運用するための基盤となります。

勤怠システムが求められる社会的背景

勤怠システムの必要性が高まったのは、単に業務を効率化するためだけではありません。社会情勢や働き方の変化が、従来の管理方法の限界を明確にしてきたことも大きい理由です。

働き方改革の進展による厳格な労働時間管理

客観的な労働時間把握が企業の義務となり、正確な記録が必須になっています。

テレワーク・フレックスなど多様化した勤務形態への対応

場所や時間に縛られない働き方では、出社前提の紙・Excelでは整合性を保ちにくくなりました。

労務データを活用した組織改善ニーズの増加

勤怠データを基にした人員配置の最適化や労務課題の分析が求められています。

アナログ管理の限界が顕在化

タイムカードの転記やExcel集計はどうしてもミスが発生しやすく、担当者の残業につながる場面も少なくありません。

勤務形態の複雑化による管理工数の増加

職種や働き方が増えるほど、紙とExcelでは追いきれず、意図しない労務リスクが生まれやすくなっています。

企業規模に関わらず、勤怠管理の精度が組織運営の安全性を左右するようになった今、勤怠システムは「効率化のための便利ツール」ではなく、健全な労務運用を支えるインフラとしての役割を持つようになりました。

勤怠システムは、従業員の出退勤管理を中心に、休暇管理や労働時間の集計、シフト作成、承認ワークフローなど、日々の業務を効率化し正確性を高めるための機能を備えています。ここでは、一般的な機能を、現場の業務フローに沿って整理します。

出退勤の記録（打刻）機能

勤怠管理のスタートは、従業員の勤務時間を正確に記録することです。打刻機能には多様な方法があり、勤務形態や場所に応じて使い分けられます。

このように、従業員の勤務形態や環境に応じて多様な打刻方式を使い分けることで、正確な労働時間の把握と効率的な勤怠管理が可能になります。

就業規則・労働時間の管理

勤務情報を基に、勤務時間を正しく計算するための機能です。

休暇管理・申請承認

従業員の休暇や勤務変更の申請、承認を効率化する機能です。

シフト・勤務形態管理

多様な勤務スタイルに対応するための機能です。

給与・工数管理との連携

勤怠データを給与計算や業務分析に直接活かす機能です。

分析・通知・レポート機能

勤怠データを活用して、管理の精度と運用の効率を高めます。

利用環境への配慮

勤怠システムは、多様な勤務形態や申請・承認の業務まで含め、日々の労務管理をスムーズにするための機能を備えています。これらの機能を把握することで、導入後にどの業務を効率化できるか、どのように活用できるかをイメージしやすくなります。

勤怠システムの導入では、現場の声や運用ルールを反映せずに進めると、思わぬトラブルや運用上の負担増につながることがあります。ここでは、よくある失敗例を具体的に整理しました。

失敗例1：現場の声を聞かず要件整理をしないまま導入

よくあるケースとして、「時間がないから有名なシステムでいいだろう」と導入を決めてしまう例があります。
しかし実際には、現場の勤務形態や運用ルールに合わず、以下のような問題が起こることがあります。

• 従業員がシステムを使わなくなる
• 紙やExcelでの二重管理が発生する
• 勤怠データの正確性が低下する
• 管理者が操作方法や運用ルールの説明に時間を取られる

失敗例2：安さ・知名度だけでシステムを選んでしまう

初期費用やブランドだけで判断すると、導入後にサポートや機能面で不便を感じることがあります。

• 電話サポートがなく困った時に相談できない
• 問い合わせ回数の上限を超えると回答が得られない
• トラブル発生時に復旧までに時間がかかる
• 操作方法や設定方法の不明点を現場で自己解決しなければならない

失敗例3：導入後の運用ミスや設定不足

ユーザー設定型のシステムでは、設定が正しいかを確認せず運用開始すると、後で誤りが発覚することがあります。

• 設定ミスに気づかず運用した結果、勤怠計算の誤りが発覚
• リカバリー作業や修正作業が発生する
• 従業員や管理者の信頼が低下する
• 誤ったデータを基にした残業管理や給与計算が行われる

失敗例4：画面や操作性の問題

画面が使いにくく、操作が複雑な場合、現場で紙やExcelも併用する二重管理が発生します。

• 従業員の入力負担が増える
• 管理者のチェック作業が増える
• 入力ミスや漏れが増える
• システム活用が進まず、導入効果が薄れる

失敗例5：カスタマイズ性が不足している

勤怠制度や給与計算の特殊要件に対応できないと、手作業が発生します。

• 在宅勤務手当の管理ができず、メールで集計する必要がある
• フレックス制度や工数管理の導入時に既存システムが対応できず、システムの乗換えが必要になる
• 特殊手当や独自制度に合わせた集計ができない
• 制度変更時に追加設定が困難で、運用に支障が出る

失敗例6：打刻方法が現場に合わない

打刻方法が限られている場合、従業員の勤務スタイルに合わず、打刻忘れや不正打刻が増えることがあります。

• 出退勤データが正確に取得できない
• 残業管理や給与計算に影響が出る
• 打刻漏れの確認や修正作業が増える
• 現場での不満や問い合わせが増える

失敗例7：組織の拡大による対応不足

会社の規模が大きくなりルールが増えても、システムが対応できないことがあります。

• 追加の勤務ルールや勤務形態に対応できない
• 制度変更や組織拡大に伴い、再度システムを乗換えなければならない
• 複雑な承認フローや部門別設定ができない
• 将来的な運用変更に柔軟に対応できず、追加コストが発生する

このように、現場の実態を把握せず導入することや、サポート・カスタマイズ性を軽視することから失敗が生じます。
次章では、これらの失敗を防ぐためのポイントを整理します。

勤怠システムは、単なる勤怠データの管理ツールではなく、業務効率化や法令遵守、従業員満足度向上にも直結する重要なツールです。
しかし、準備不足で導入すると、現場が混乱し、かえって手作業や確認作業が増えてしまうことがあります。ここでは、導入前に必ず確認すべきポイントを整理しました。

自社の勤怠ルール・要件を整理する

まずは自社の勤務制度や運用ルールを明確にすることが成功の鍵です。

• フレックスや変形労働制、シフト制の有無
• 残業・深夜手当や特別手当の計算ルール
• 休暇や有給管理の運用方法
• 社内の承認フローやチェック体制

自社の運用を整理しないまま導入すると、システムを使いこなせず現場が混乱するリスクがあります。

必要な機能が揃っているか確認する

導入後に「必要な機能がなかった」と気づくと、結局手作業が増えます。

• 打刻方法（ICカード、顔認証、PCオンオフなど）
• 申請・承認ワークフロー
• シフト管理や工数管理
• データ出力・給与システム連携

トライアルを活用して、現場での操作感や運用イメージを事前に確認すると安心です。

法令遵守・コンプライアンス対応をチェック

法令違反は会社に大きなリスクをもたらします。勤怠システムは法令対応がしっかりしていることが重要です。

• 残業時間や深夜労働時間の自動集計
• 法改正への即時対応
• 有給取得状況の確認

法令遵守機能が十分でない場合、後から修正や是正作業が発生する可能性があります。

現場の使いやすさ（UX）を重視

現場が使いにくいシステムでは、運用定着が難しくなります。

• 直感的で操作しやすい画面
• モバイルやリモートからの打刻対応
• 従業員・管理者双方の負担を減らす設計

使いやすさを無視すると、結局Excelや紙での二重管理が発生し、導入効果が薄れてしまいます。

初期設定・導入・運用サポートの手厚さ

システムを導入しても、初期設定や運用が複雑だと現場に負担がかかります。

• 初期設定やカスタマイズ支援の有無
• 問い合わせ窓口や対応時間
• 法改正やアップデートへのサポート体制

手厚いサポートがあれば、トラブルや運用ミスを未然に防ぎ、安心して導入できます。

将来を見据えた拡張性・連携性を確認

会社の成長や制度変更に柔軟に対応できるかを事前にチェックしましょう。

• 新しい勤務制度や手当の追加に対応可能か
• 他システムとの連携やデータ出力の柔軟性
• 部門別ルールや承認フローの追加設定

将来を見据えた選定で、長期的な運用負担を軽減できます。

費用感・コスト対効果を確認

導入費用だけでなく、運用コストや業務効率化効果も含めて評価します。

• 初期導入費用と月額利用料
• カスタマイズや追加機能の費用
• 人的コスト削減などの長期的な効果

コスト対効果を正しく評価することで、投資の妥当性を判断できます。

導入後の改善・運用フロー設計

システム導入は運用設計まで含めて初めて効果を発揮します。

• 申請・承認のフローを明確化
• 勤怠データの確認・修正ルールを決める
• 定期的な運用レビューで改善点を抽出

事前に運用フローを設計しておくことで、導入後もスムーズに運用できます。

勤怠管理システムを導入する際は、単に製品を導入するだけでなく、段階を踏んで準備・確認することで、スムーズかつ確実な運用が可能です。以下は、一般的な導入の流れに加え、勤怠管理システムRocoTime導入の特徴についてもご紹介します。

現状整理

まず、失敗しない勤怠システムの選び方【重要ポイント】でも触れた通り、現在の勤怠管理方法や運用状況、抱えている課題を整理します。この段階で、何を改善すべきか、どこに優先的に対処すべきかが明確になります。

製品選定と要件確認

勤怠システムの候補を比較し、自社に必要な機能や運用条件を洗い出します。

• 勤怠ルールや勤務形態に応じた機能の有無
• 打刻方法、休暇・申請承認、集計・分析、シフト・工数管理などの対応状況
• 操作性、管理画面の使いやすさ、マスタ／パラメータ設定の柔軟性
• 導入費用、ランニングコスト、サポート体制

候補の機能や見積をもとに、他社製品と比較して自社に最適な製品を決定します。
勤怠管理システムRocoTimeでは、現状の勤怠管理や運用課題、要望を丁寧に聞き取り、標準機能とのギャップを整理します。
これにより、導入後のミスマッチを防ぎ、最適な製品選定が可能です。

初期設定・構築

製品が決定したら、実際の運用に合わせた設定・構築を行います。

• 勤怠ルール、勤務区分、手当や割増率、休暇制度などのパラメータ登録
• 打刻手段の設定、申請・承認ワークフローの整備
• 他システム（給与・人事・工数管理など）との連携設定

勤怠管理システムRocoTimeでは、現場運用要件やルールを整理し、システム上でどのように設定するかを設計します。
その後、専門スタッフ、または開発エンジニアが伴走しながら設定を行うため、初期設定ミスを未然に防ぐことが可能です。

これにより、現場担当者の負担を最小限に抑えつつ、自社運用に即した精度の高い初期設定が実現します。

テスト運用

本格導入の前に、一部部署またはテストユーザーで運用を開始し、システムの挙動や運用上の課題、使いやすさを確認します。

• 打刻・申請の実動作チェック
• 勤怠集計や割増計算の確認
• 承認フローの動作確認
• ユーザーの操作感や不満点の洗い出し

必要に応じて設定を微調整し、全社展開に備えます。

本格運用開始

テスト運用で問題がなければ、全社で運用を開始します。

運用サポートと改善

本格運用後も、勤怠データの確認、申請・承認フローの見直し、法令改正対応、拠点や雇用形態の変化への対応など、適宜メンテナンスと改善を行っていきます。

勤怠管理システムは、単に出勤や退勤を記録するためのツールではなく、働き方の効率化や組織運営に直結する重要な仕組みです。

適切な勤怠システムを選ぶことで、次のようなメリットが期待できます。

• 業務効率化：手作業や二重管理を減らし、管理者や現場の負担を軽減
• 生産性向上：勤怠データを活用した業務改善や工数管理により、業務効率を最大化
• 人材確保・定着：働きやすい環境を整えることで、従業員の満足度・定着率向上
• エンゲージメント維持：公正で透明性のある勤怠管理は、従業員の信頼やモチベーションにも好影響

導入にあたっては、自社の勤怠ルールや要件を整理し、必要な機能や運用サポート体制を確認した上で、現場に合ったシステムを選ぶことが重要です。

本記事で紹介した選定ポイントを押さえることで、単なる勤怠管理の効率化にとどまらず、組織全体の生産性向上と、働きがいのある環境づくりを実現する、「最良のパートナー」となる勤怠システムを選定できるでしょう。