「複雑化した勤怠管理システムをスマート移行」。
システムの高い柔軟性と安心のサポート体制で実現

株式会社TBKは、大型商用車や建設機械向けのブレーキやエンジン用循環ポンプのサプライヤーとして開発から製造、販売までを一貫して担うB to Bメーカーです。
勤務体系には固定時間勤務・フレックス勤務・リモート勤務などその他にも複数ある勤務体系に加え、製造現場では交代制シフト勤務が併存しており、さらに独自の手当項目も多数存在する複雑な勤怠管理となっています。
長年使い続けてきた勤怠管理システムは、使いやすさと運用要件への対応を目的に多くのカスタマイズを重ねてきました。
しかし、法改正による度重なるシステム改修に近年限界を感じるなど、法令準拠に対する懸念が顕在化。そのため、従来システムを今後も使い続けることに不安を感じていたところに、メーカーによる製品保証サポートの終了も重なり、いよいよシステム移行を検討することに。
ところが、同時期に人事給与システムの刷新プロジェクトも立ち上がるなど、２つのプロジェクトを牽引する担当者への負担軽減とスケジュール管理が大きな課題となりました。
こうした背景から、当社の複雑な運用要件や法改正に則したシステムアップデートなどへの対応が柔軟で、導入から運用まで伴走支援を提供する『RocoTime』に着目しました。

長年使い続けてきた勤怠管理システムは、現場に馴染み使いやすさを維持していました。しかし、度重なる法改正や経営統合による組織改編などにより勤怠管理に求められる要件が年々高度化する中で、従来のシステムでは限界を迎えていました。
さらに、メーカーによる製品保証サポートの終了と人事給与システムの刷新プロジェクトが同時期に重なり、担当者のリソース確保にも不安がありました。

石島様：「従来システムは導入から年月が経過しており、他社の勤怠管理システムと比べ操作性や機能面に古さを感じていましたが、利用者である現場では操作に馴染んでいるため毎月スムーズに勤怠登録できていました。
その中で、いざ新システムへの移行となると操作方法や画面表示も変わることになるので、現場への負担は新しい手法が受け入れられるまでは避けられませんよね。そのような現場への負担を最小限に抑えられるよう、操作性や機能面において従来のシステムと遜色なく、特に当社制度に合わせてカスタマイズしていた部分が同じように対応できるのか不安がありました。」

信長様：「カスタマイズしていたので不便は感じませんでしたが、打刻訂正の痕跡が残らないことや法令に対するアラート機能の脆弱さに課題を感じていました。」

佐藤様：「特に困っていたのは、『子の看護等休暇・介護休暇』を時間単位で取得した際に実績入力ができないことと、休日勤務時の休憩時間不足をチェックする機能がないことでした。法令遵守のために手作業で確認や調整を行っていましたが、その時間と労力が大きな負担となっていました。
また、人事異動などで労務担当者に変更があった場合、確認方法や調整作業を引き継ぐ必要があるため、どうにかできないかと思っていました。」

信長様：「組織改編やグループ会社の増加で、マスタ類の管理方法の見直しを幾度となく行った結果、いつの間にかマスタ管理が煩雑化していました。
一番大変だったのは、人事システムから勤怠管理システムへのマスタ連携が失敗した時です。
マスタ管理する情報が多くなるにつれて取り込むデータも複雑化されていたため、マスタ連携に失敗すると原因追及やそのメンテナンスに多くの時間を費やしました。」

信長様：「導入スケジュールが決まっており、かつ人事給与システムも同時期に刷新予定だったため、スケジュール通りに本稼働できるのかとても不安でした。
また、ベンダーのサポート体制が充実していないと同時導入は難しいと感じていました。」

複数の勤怠管理システムを比較検討した結果、当社が重視したのは「複雑な要件を設定で対応できる柔軟性」と「伴走型の導入支援」でした。
低価格帯のシステムでは当社の運用要件を満たせず、最終的な決め手となったのは、標準機能の充実度とサポートの質でした。

石島様：「RocoTimeは標準機能が非常に充実していて、これまでカスタマイズで対応していた要件の多くを設定だけで実現でき、当社の運用要件とも概ね一致したので導入を決めました。
結果として、導入・運用コストを抑えながら、必要な機能をしっかり網羅できたのは本当に大きなメリットです。」

信長様：「従来システムのベンダーでもあるNSPさんには、長年の実績から大きな信頼があります。勤怠管理システムと人事給与システムの導入を並行させるなかでも、豊富なノウハウと経験で導入から運用までスムーズに対応いただけると確信していました。
また、人事給与システムについても併せて製品を提案いただき大変助かりました。」

佐藤様：「法令に則したチェック機能が充実しており、法令遵守による勤怠管理に大きな安心感がありました。
さらに、様々な要件に対するアラート機能が充実していることで、現場はもちろん担当者も安心して利用できると感じました。」

勤怠管理システムRocoTimeの導入により、法令遵守に必要な機能を標準で備えているため、従来は手作業で行っていた確認や調整作業がゼロに。
さらに、伴走型のサポート体制は、安心感と運用の安定化に直結しています。

石島様：「導入直後は多少の戸惑いもありましたが、時間の経過とともに現場からの問い合わせは大幅に減少し、現在ではほとんどありません。RocoTimeのシンプルなUIのおかげで、操作方法は現場でもすぐに受け入れられることができました。」
現場の声：「操作性がよく、日々申請が習慣化しました。特に時間外勤務の状況は確認しやすく、３６協定の上限時間を常に意識できるようになり、勤怠管理への意識が高まりました。」
現場上長の声：「承認すべきデータを画面で簡単に確認できるようになり、承認漏れが減りました。未承認データはアラートメールで通知されることで処理遅れの防止にも役立っています。
また、操作慣れの問題でもありますが、未入力日のチェックが少しやりにくいので、今後改善されることを要望します。」

佐藤様：「課題となっていた『子の看護等休暇・介護休暇』を時間単位で取得した際の実績入力や、休日勤務時の休憩時間不足のチェックがシステムで対応できるようになり、手作業が不要になったことで大きな業務改善になりました。
その他にも、自分が必要とする勤怠管理項目を自由にレポート出力できる機能は非常に便利で、日々の業務に役立っています。今後もレポート機能をフル活用して、管理資料の作成に役立たせていきたいと考えています。」

信長様：「豊富な打刻機能の中から、PitTouch打刻とWeb打刻を採用しました。客観打刻が様々な勤務体系にも対応できるようになり、とても満足しています。
以前、打刻訂正が必要な場合は総務部への申請が必要でしたが、RocoTimeではシステム上で自部門による訂正が可能となり、勤怠管理者だけでなく、現場での負担も大幅に軽減されました。また、打刻訂正の痕跡も履歴が残るため安心です。」

信長様：「システムに登録されている勤怠管理項目を自由にレポート出力できるため、他システムへの連携もスムーズになり、データ活用の幅が広がっています。
また、マスタ管理についても導入時に整理し、スムーズに取り込みを行うことができるようになりました。」

信長様：「勤怠管理システムと人事給与システムの２つのプロジェクトを同時に進めていたため、スケジュール管理に不安はありましたが、NSPさんの相手の状況を汲み取るサポートは非常に心強いものでした。
導入時における課題や要望の影響範囲をより細かく慎重に調査し、運用に最適な設定を提案いただいたため、安心して導入を進めることができました。
また、当社の作業が遅れそうな場面では、こまめに連絡をいただくことで状況の共有化を図り、遅延を防ぐために一心同体のフォローをしていただき大変助かりました。
導入後も、当社の運用を熟知したNSPさんのご担当者が電話やメールで迅速・丁寧に対応してくださるため、安心と安定した運用が継続できています。」

今後も現場の声に耳を傾けながら、より効率的で使いやすい勤怠管理を追求していきます。
スマホ申請や柔軟なシステム設定、必要に応じたカスタマイズ、そして定期的な機能改善を活用し、現場における作業負担の軽減と運用の最適化をさらに進めていきます。

佐藤様：「製造現場では勤怠登録するための端末が個々に貸与されておらず、班長が班員に代わり勤怠を登録しているため、班長の作業負担が大きな課題です。今後は班員本人が申請登録できるよう、RocoTimeの標準機能であるスマートフォンによる申請機能の活用を視野に入れて班長の負担軽減を図りたいと考えています。」

石島様：「運用を進めていく過程において、現場からさまざまな要望が寄せられます。「設定変更による対応が可能なのか、カスタマイズによる対応が必要なのか」など状況に応じた対処方法を検討し、当社の運用方針に合った“使いやすさ”を今後も追求していきます。」

信長様：「要望をNSPさんに伝えたところ、数か月後に『標準対応されました！』との連絡がありました。従来は要望→カスタマイズという流れでしたが、RocoTimeは汎用的な要望が定期アップデートに組み込まれる可能性があるので、改善を要望することがあれば声に出して伝えていきたいと思います。」

佐藤様：「当社の勤怠管理は、法令遵守はもとより従業員の働きやすい職場環境の実現に応じて年々変化を続けています。自社の知見だけでは対応しきれない部分もありますが、勤怠管理システムを長年取り扱ってきたNSPさんにサポートいただけることは非常に心強いと感じています。
今後もNSPさんと相談しながら、より良い提案を取り入れ、現場に寄り添ったシステムにしていきたいです。」