「老朽化した自社開発システムからの脱却」。クラウド移行で運用負荷を軽減

NSPでは長年にわたり、パートナー会社社員向けの勤怠管理に自社開発システムを使用してきました。古いシステムではあるものの、プロジェクト単位での工数管理に対応し、現場の運用に適した仕組みとして定着していました。また、複数の社内システムとも連携しており、業務基盤として重要な役割を果たしていました。

しかし、システムの老朽化によりOSのバージョンアップへの対応が困難となり、改修も制限される状況に。特に月末月初にはレスポンスが著しく低下し、登録作業に支障をきたすなど、業務への影響が深刻化していました。

とはいえ、システムの切り替えには多大な労力が伴い、運用変更の可能性や既存システムとの整合性確保など、現場への負担も大きく、対応は先送りされていました。そんな中、NSPのRocoTime導入支援チームより「現行の運用はそのままに、工数管理も他システムへの連携も問題なく対応可能です！」との提案があり、移行に向けた検討が本格的に始まりました。

老朽化したシステムによる業務への影響が深刻化する中で、NSPでは勤怠管理システムの移行が急務となっていました。しかし、実際の移行検討は容易ではなく、以下のような課題が立ちはだかっていました。

岡地さん：「現行システムは長年の運用を通じて現場に定着しており、操作方法や申請フローも業務に深く根付いていました。新システム導入により運用が変わることで、現場への負担や混乱が生じる懸念がありました。」

内藤さん：「自社開発システムは、NSPの業務に合わせて細かく設計されており、特にプロジェクト単位での工数管理や他システムとの連携など、独自の要件を満たしていました。市販のパッケージ製品でこれらの機能を網羅できるのか、という不安が移行検討を停滞させていました。」

内藤さん：「勤怠管理は人事部門のみならず、現場の管理者や外部協力先にも関わる重要な業務であり、システム変更に伴う影響範囲は広範です。新システムの法令対応状況の確認や、正確な切替えを行うためには業務に精通した人材の関与が不可欠ですが、現状では人的リソースが不足しており、対応体制の強化が課題となっていました。

複雑な要件を抱えるNSPの勤怠管理において、RocoTimeの提案は「現行運用を維持したまま、必要な機能をすべてカバーできる」というものでした。これが、移行に踏み切る大きな後押しとなりました。

岡地さん：「RocoTimeは500以上のパラメータ設定が可能で、現行システムの操作感や運用フローをほぼそのまま再現できる点が非常に魅力的でした。システム変更による現場の混乱を最小限に抑えられるという安心感がありました。」

内藤さん：「プロジェクト単位での工数管理は、NSPの業務において欠かせない要素です。RocoTimeではこの機能が標準で搭載されており、さらにパラメータ設定によって、NSP特有の管理方法にも柔軟に対応できる点が、導入の決め手になりました。」

内藤さん：「既存の原価管理システムや支払管理システムとの連携が継続できること、さらにプロジェクトマスタ管理システムとの自動連携が従来通り維持できることは、業務効率の維持・向上に直結する重要なポイントでした。」

岡地さん：「操作感や申請フローが従来とほぼ同じだったため、現場からの問い合わせもほとんどなく、教育コストもかかりませんでした。移行初日から違和感なく使えていたのが印象的でした。」
現場上長の声：「承認すべきデータの確認がしやすく、承認漏れがなくなりました。代理入力する際にも以前より登録しやすくなり、確実に月末月初の作業効率がアップしました。」
内藤さん：「さらに、未登録・未承認者への自動警告メール機能が新たに加わったことで、登録忘れや承認漏れが減少し、管理部門の負担も大きく軽減されました。」

内藤さん：「プロジェクト単位での工数入力がよりスムーズになりました。また、現場側でもリアルタイムに状況を把握できるようになり、プロジェクト管理の質が向上しています。」

内藤さん：「原価管理や支払管理など、既存の社内システムとの連携は従来通り維持されており、プロジェクトマスタ管理システムとの自動連携もこれまで通り問題なく機能しています。移行による業務への影響はほとんどありませんでした。」

内藤さん：「クラウド化により、テレワークや外出先からの打刻が可能となり利便性が向上しました。また、社内で専用インフラを構築する必要がなくなり、今後のOSのバージョンアップの対応も不要となりました。」

岡地さん：「導入にあたっては、現行運用の調査から移行後の対応方法の検討まで、導入支援チームが非常に丁寧に対応してくれました。現場の負担を最小限に抑える提案をしてくれたことが心強かったです。」
内藤さん：「導入後も、問い合わせ対応を含めた保守体制がしっかりしており、何かあればすぐに相談できる安心感があります。現場からの細かな要望にも柔軟に対応してもらえており、継続的な運用面でも非常に助かっています。」

今回の移行では、現行システムの運用・操作性を維持したまま、RocoTimeへのスムーズな転換を実現しました。今後は、RocoTimeが持つ柔軟な設定機能と拡張性を活かし、より現場に寄り添った活用方法を模索していきます。

岡地さん：「まずは基本機能の安定運用を優先しましたが、今後はレポート機能なども活用し、勤怠データを業務最適化に役立てていきたいと考えています。現場の声を取り入れながら、必要に応じて機能の調整も検討していきたいです。」

内藤さん：「RocoTimeはパラメータ設定により柔軟な対応が可能なため、現場の声をもとにより使いやすい形を探っていきたいと思います。」

内藤さん：「保守担当者とは今後も連携を続け、現場からの要望をもとにした機能改善を進めていく予定です。導入後の保守対応も丁寧で、問い合わせにも迅速に対応してもらえているので、安心して運用を続けられています。」